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2018-11-28 14:34    it168网站 原创  作者: 滕斐 编辑: 滕斐

  【IT168 方案解析】 企业的数字化转型,是对公司的组织和业务流程进行一次彻底的改革,绝非易事。纵然企业上了成套的IT系统,部署了云计算、大数据分析、物联网或移动办公解决方案,可以加速这一进程,但并未触及其核心,企业的数字化转型还是需要企业重新思考文化、战略、经营流程的方方面面综合在一起才能完成的。

  而在办公领域,能够带来高效的数字化协作,确不是什么难事,因为柯尼卡美能达带来的《企业级扫描捕获解决方案》,就创新性的突破了简单的办公扫描,为广大商务用户带来高效的数字化办公体验。

  什么是《企业级扫描捕获解决方案》呢?

  在了解整个方案前,我们来梳理一下,企业对于文档、照片等一些非结构化信息是如何处理的。一般来说,企业希望将文档进行数字化处理,分为几个步骤。

  第一步就是信息捕获。 用户通过多功能复印机,文件扫描仪、移动设备来进行信息的第一次采集,这里可以是照片、可以是文档,也可以能是一段视频、一段音频。

  第二步就是将这些零散捕获的信息,集中进行整合处理。在过去很长一段时间,这部分工作都由人工所从事,但随着信息化程度的不断提升,纸质文件可以扫描数字文档、扫描文件的清晰度增强、采用OCR技术处理为可搜索的PDF又或者是转换成可编辑的常规文件,总之处理这些非结构化信息的手段越来越多,处理方式上也是越来越高效。

  而第三步,就是如何使用。捕获和处理后的文件,需要合适的归档及分发,所以相应的解决方案也是非常丰富,而实现信息的快速分享,也拥有多种方式,包括电子邮件、扫描至指定文件夹、SharePoint以及文件管理系统及云端存储等等。这些也加快了整个数字化信息的分享,优化了整个数字化的办公流程。

  那么三个步骤完成后,一次简单的文档数字化工作也算告一段落,但是这一套整个流程,如何整合在一起,并且赋予其更多的功能、更便捷的操作,就成为了今天柯尼卡美能达带来的《企业级扫描捕获解决方案》。

  细节之处,我们往下为大家一一分解:扫描捕获解决方案 eCopy ShareScan

  文件可编辑提高数字化使用便利

  在我们生活中,数字化文档可以说已经占据了主流,但是对于扫描后文档的处理仍需要打印后手动标注,人工进行读取相关信息等,而传统的OCR转化的PDF文件,是很难进行编辑的。

  而柯尼卡美能达eCopy ShareScan解决方案,则可以让业务程序扩展到所有的设备,并向任何业务应用传达信息。它可以提供高效且准确的方法,将纸质文件转换成各种可编辑的格式,包括Word、Excel、PowerPoint等等,方便用户的二次编辑使用。此外,eCopy ShareScan解决方案还可以将文件中的图片、文件,提供有保护的传送,并且提供多种分享渠道,让用户可以轻松获得处理好的数字文档,而这个过程柯尼卡美能达遵从了处理纸质或数字文件时的三大关键要素- 安全性、可靠性和生产力。

  用户自助归档保障信息安全

  在复合机等设备采集信息、整理和发送后,我们有时会遇到一个问题,就是扫描后的电子文件发错了,本来发给人力的表格,发给了财务,本来发给财务的表格,发给了某个主管,耽误事不说,恐怕还会引来别的麻烦。

  而eCopy ShareScan解决方案,则可以解决这种麻烦。在扫描过程中,允许用户输入与个人信息相关的关键字,而该方案可以凭借关键字自动创建目录,并将扫描文件自动归档,这样其他用户就不会错误地收到数字化文件了。

  不仅如此,该解决方案还可以强制用户认证身份登录,并自动将扫描文档与用户信息绑定,这样扫描的文件就会发给指定用户,避免错误发送的发生。同时,凡是发送到指定文件夹的文件,还可以转化为可搜索的PDF文件,这样大大提升了文件传输的效率,优化了文件可查询的流程,保障自助归档文件的信息安全。

  多目的地发送简化业务流程

  在复合机上将纸质文档扫描成电子文档后,用户使用eCopy ShareScan解决方案可以设定将数字文件,分享至多个目标用户。

  比如企业中采购部门和财务部门,他们都需要将发票或订单扫描转化成数字文件,而这样的重复扫描操作,完全可以通过eCopy ShareScan解决方案来完成,只要在扫描前进行设定,一张扫描后的发票就可以发送到财务和采购部门的邮箱,甚至还可以同时分享给更多的决策层人员,在帮助这些用户提升扫描的效率的同时,还可以节约成本。

  数据库查询数据自动生成匹配

  上面我们提到了扫描件的多目标分享,特别是采购与财务部门,可以减少很多不必要的重复劳动,提高办公效率。那么作为进阶方案,eCopy ShareScan还可以为指定文件,建立可以查询并自动匹配的数据库,这样用户在收到指定文件后,就会自动启动下一段工作,全面优化办公流程。

  那么这个过程如何实现的呢?原来eCopy ShareScan数据库查找扩展器允许用户使用已连接管理器的服务器上运行数据库查询。简单来说,用户扫描文档并输入供应商名称,之后数据库会自动匹配输入的信息,并返回包含此部分的供应商名称,并将连接器将文件传送到一个文件夹并对其命名,最后对接财务系统,为供应商结款。

  这样的方案,可以全面优化办公流程,避免繁杂的人工劳动,全面提升了办公效率。

  总的来说,企业级扫描捕获解决方案-eCopy ShareScan,可以全面整合用户数字化工作,为用户带来一套高效的扫描应用流程,在帮助用户全面提升办公效率的同时,也挖掘了复合机产品的最大效能。相信这样一个非常成熟、完整的扫描捕获解决方案能够帮助企业更好地实现数字化管理与运营,为企业的现代化文印管理提供强大的保障。

关键字: 柯尼卡美能达
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